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平顶山市城市管理局(城市综合执法局)案卷归档管理暂行规定

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时间:2022-04-25

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平顶山市城市管理局(城市综合执法局)案卷归档管理暂行规定

 

1. 总则

1.1为规范城市管理行政执法文书材料立卷、归档、管理和利用工作,依照《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,结合我市城管执法实际情况,制定本规定。

1.2 行政执法案卷,是指行政执法机关在行政许可、行政处罚、行政强制等行政执法活动中形成或收集的行政执法文书、证据等,经整理归档形成的卷宗材料。

行政执法案卷介质形式可采用纸质介质或电子介质。国家和省有关规定对介质形式有明确要求的,从其规定。

1.3 城市管理行政执法文书材料属于 行政执法机关档案材料的组成部分,应按规定整理立卷。

1.4 案件材料编目顺序,应掌握的基本原则是:以时间顺序为主,结论性材料在前,依据性材料在后;答复在前,申请在后;证件在前,附件在后。

城市管理行政执法案卷一般应当一案一卷。材料页码超过200页的,也可以一案数卷。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件,可分为正卷和副卷;依法不能公开的案件材料装入副卷。各类文书材料齐全,手续完备;科学编目,利于检索;装订规范,利于保存。

适用简易程序或者文书材料较少的执法活动,可以按照类别、事由、时间等分类,分别合并立卷。

1.5 各级城市管理行政执法机关(大队)应设置专职或兼职档案员开展档案管理工作,有关科、室、部门人员应积极配合档案员做好案卷档案归档管理工作。

1.6各级城市管理行政执法机关(大队)及时对行政执法案卷进行整理、立卷,并定期归档。

行政执法信息系统形成的电子行政执法材料,包括行政执法文书的电子文本、电子证据、视听资料,以及执法过程中同步数字化产生的纸质行政执法文书材料的电子版本等,应当即时归档或与纸质行政执法文书材料同步归档。

1.7行政执法案件承办人应当收集、核查、整理案件的行政执法文书、证据等材料,对案卷制作的真实性、完整性、规范性负责。


2. 整理立卷

2.1案卷的整理、立卷、装订工作由案件承办人负责,进行联合检查的,由作出行政处罚决定的机关的案件主办人负责。案件主办人在案件办理过程中应注意收集、保管与案件相关的材料、文书,在组卷整理时做好材料、文书的筛选、检查、修补工作,确保材料的完整性、规范性。

2.2案卷分类和要求:

2.2.1行政许可案卷。执法机关应当自行政许可事项办理完毕之日起20个工作日内,将下列行政许可文书、证据及其他相关材料立卷归档:

(一)准予(不予)行政许可决定书、行政许可不予受理(延续、不准予延续、变更、不准予变更、撤回、撤销、注销)决定书;

(二)行政许可送达(领取)回证;

(三)行政许可申请书;

(四)行政许可申请材料补正告知书;

(五)行政许可申请材料(含身份证明、授权委托书等);

(六)行政许可受理(不予受理)审批表;

(七)行政许可受理通知书;

(八)行政许可权利告知书;

(九)陈述(申辩)笔录;

(十)行政许可听证公告;

(十一)行政许可听证申请书;

(十二)行政许可听证通知书;

(十三)行政许可听证笔录;

(十四)行政许可核查(勘验)笔录;

(十五)重大行政许可法制审核意见书;

(十六)行政许可延期决定审批表;

(十七)行政许可延期决定通知书;

(十八)行政许可决定(延续、变更、撤回/撤销/注销)审批表;

(十九)检验(检测、检疫、鉴定、评审等)委托书;

(二十)检验(检测、检疫)结果、专家评审(鉴定)意见;

(二十一)行政许可收费凭据;

(二十二)行政许可办结报告;

(二十三)行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件;

(二十四)其他文书、证据等材料。

2.2.2行政处罚案卷

执法机关按照一般程序实施行政处罚的,应当自案件办理完毕之日起20个工作日内,将下列行政处罚文书、证据及其他相关材料立卷归档:

(一)行政处罚决定书;

(二)行政处罚文书送达回证;

(三)举报(投诉)案件登记表;

(四)行政处罚案件立案审批表;

(五)询问笔录;

(六)现场检查(勘验)笔录;

(七)相关证据(书证、物证、视听资料、电子数据的文字说明或者截图、证人证言等);

(八)责令(限期)改正通知书;

(九)整改情况材料;

(十)抽样取证审批表 ;

(十一)抽样取证通知书 ;

(十二)抽样取证物品处理通知书;

(十三)先行登记保存证据审批表;

(十四)先行登记保存证据通知书;

(十五)先行登记保存证据物品处理通知书;

(十六)查封、扣押等行政强制措施材料;

(十七)鉴定委托书;

(十八)鉴定结论;

(十九)案件调查终结报告;

(二十)重大复杂案件集体讨论笔录;

(二十一)行政处罚审批表;

(二十二)行政处罚事先告知书;

(二十三)行政处罚文书(事先告知书)送达回证;

(二十四)陈述(申辩)笔录;

(二十五)行政处罚听证告知书;

(二十六)行政处罚听证申请书;

(二十七)行政处罚听证通知书;

(二十八)行政处罚听证笔录;

(二十九)行政处罚决定审批表;

(三十)案件移送函;

(三十一)当事人延期、分期缴纳罚款申请;

(三十二)行政处罚延期(分期)缴纳罚款审批表;

(三十三)罚没物品处理记录;

(三十四)执行情况相关凭证;

(三十五)行政处罚案件结案审批表;

(三十六)行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件;

(三十七)其他文书、证据等材料。

行政执法机关按照简易程序实施行政处罚的,应当自案件办理完毕之日起5个工作日内,将当场行政处罚决定书、执行情况相关凭证及其他相关材料立卷归档。

前两款所称行政处罚案件办理完毕,包括当事人已履行行政处罚决定、涉嫌犯罪案件已依法向公安机关移送、有行政强制执行权的行政执法机关已强制执行完毕、已依法申请人民法院强制执行等情形。

2.2.3 行政强制案卷。执法机关应当自行政强制事项办理完毕之日起20个工作日内,将下列行政强制文书、证据及其他相关材料立卷归档:

(一)查封(扣押)类:查封(扣押)决定书、送达回证、行政强制措施及相关事项内部审批表、行政强制措施现场笔录、重大行政强制决定法制审核意见书、延长查封(扣押)期限决定书、检测(检验、检疫、技术鉴定)期限告知书、查封(扣押)财物处理决定书、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料;

(二)冻结存款、汇款类:冻结存款(汇款)决定书、送达回证、行政强制措施及相关事项内部审批表、行政强制措施现场笔录、重大行政强制决定法制审核意见书、冻结存款(汇款)通知书、延长冻结存款(汇款)期限决定书、延长冻结存款(汇款)期限通知书、解除冻结存款(汇款)决定书、解除冻结存款(汇款)通知书、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料;

(三)其他行政强制措施类:其他行政强制措施决定书、送达回证、行政强制措施及相关事项内部审批表、行政强制措施现场笔录、重大行政强制决定法制审核意见书、解除行政强制措施决定书、行政强制措施物品移送告知书、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料;

(四)行政强制执行(一般)类:行政强制执行决定书、送达回证、行政强制执行及相关事项内部审批表、催告书、陈述(申辩)笔录、行政强制拆除公告、行政强制执行现场笔录、中止强制执行决定书、终结强制执行决定书、恢复强制执行通知书、执行协议、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料;

(五)行政强制执行(金钱给付)类:划拨存款(汇款)决定书、送达回证、行政强制执行及相关事项内部审批表、催告书、陈述(申辩)笔录、划拨存款(汇款)通知书、行政强制执行现场笔录、中止强制执行决定书、终结强制执行决定书、恢复强制执行通知书、执行协议、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料;

(六)行政强制执行(代履行)类:代履行决定书、送达回证、行政强制执行及相关事项内部审批表、催告书、陈述(申辩)笔录、立即代履行事后通知书、行政强制执行现场笔录、中止强制执行决定书、终结强制执行决定书、恢复强制执行通知书、执行协议、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料;

(七)行政强制执行(申请法院执行)类:强制执行申请书、送达回证、行政强制执行及相关事项内部审批表、催告书、当事人陈述(申辩)意见、法院裁定文书、行政执法人员所持《河南省行政执法证》复印件、其他文书、证据等材料。

行政处罚过程中的行政强制措施或者行政强制执行文书等材料可以归入行政处罚案卷,不单独立卷。

2.3 以下文书材料不用附卷装订:

(1)内容重复的文书材料;(2)一般性的法律、法规、规章;(3)没有定稿的文书材料;(4)与案件无关的文书材料。

2.4已生效的行政处罚决定书被撤销并需重新作出行政处罚决定的,按法定程序另案实施 行政处罚,应重新收集有关案件材料另案立卷归档,原案案卷和案卷序号保留不变。

2.5 行政执法案卷宜采用软卷皮装订。入卷的行政执法文书、证据及其他相关材料应当保留原件;原件确实无法入卷的,可以保存复印件,但应当与原件进行核对,标明“经核对与原件无误”,注明来源、日期,并由核对人签名或者盖章。

凡能附卷保存的证物均应当入卷。不能附卷保存的证物应当在案卷内注明名称、内容、数量、来源、特征、提取时间、存放地点等。不宜保存的证物,应当拍照附卷。

2.6 案卷内的文书材料应统一使用A4(210X297mm)纸;过大的,应折叠成A4幅面;过小的,应用A4纸托裱。不适宜托裱的材料可使用证物袋装袋附卷。

2.7文书材料应使用钢笔、签字笔或其他不容易褪色的书写工具书写,也可用机器打印,字迹要工整、清晰,已破损、褪色或者容易破损、褪色的文书材料要托裱、修补或复制。

2.8 案卷文书材料,用线绳(一般用棉绳)在距案卷左边口约15毫米处垂直三孔一线装订,案卷装订时应除去文书材料内的订书针及其他杂物。

2.9行政执法案卷的卷内材料应当按照排列顺序,采用阿拉伯数字逐页编页码。凡有文字的页面都应当编页码,页码的位置正面在右上角,反面在左上角。一本案卷编一个流水页码。案卷封面、卷内文件目录、卷底不编页码。

2.10 非文书载体性的证据(如录音、录像带等物证),根据该证据的性质进行整理,按照音像档案管理办法进行管理。

 

3. 归档管理

3.1案件结案后一个月内,案件承办人应按案卷移交档案管理机构,经档案员验收合格后,办理交接手续。凡立卷不符合规定要求的,由承办人负责重新整理。

   档案员应定期对各办案机构(承办人)的案卷归档情况进行检查,督促有关人员办理归档工作。

3.2已归档的案卷,任何人不得擅自抽取、涂改、增删、污损卷内的文书材料。确需增补个别材料的,经负责人批准后才可增补。

3.3城市管理行政处罚案卷应以行政处罚决定书文号(即案号)作为案卷序号,序号为xxx年处罚卷xx号。已生效的行政处罚决定被撤销并且重新作出行政处罚决定的,其案卷序号应以新的行政处罚决定书文号确定。

3.4案卷装订成册后,按照案卷序号将其装入硬皮档案盒,并在档案盒上标注案卷类别、归档时间(以结案时间为准)、起止卷号、保存期限等项目。

档案员应编辑年度卷宗目录,将各卷卷宗封面内容进行编排组合。

3.5 行政执法案卷的保管期限按照档案法和档案管理的有关规定执行。

3.6 档案员应按照国家档案管理的有关规定做好执法监督检查案卷的保管、保密、移交和到期销毁等工作。


4.  档案利用

4.1城市管理行政执法部门工作人员因工作需要借调、借阅案卷的,经主管部门或负责人同意,可以借调、借阅案卷。

4.2执法档案不对外开放。政府和相关业务部门需要借调、借阅案卷的,经主管部门或负责人同意,可以借调、借阅案卷。

4.3各级法院、检察院、公安、纪检、监察机关因案件需要,凭工作证、执行公务证、单位介绍信,经主管部门或负责人同意,可借阅案卷。

4.4其他机关、组织或个人因工作或者其他需要,凭工作证、执业证、身份证、单位介绍信,经主管部门或负责人同意,可借阅案卷。

4.5借调、借阅案卷,档案员应做好登记、签收手续。包括借调(阅)人、批准人、借出时间、归还时间,检查有无被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况。发现问题,应及时报告并追查。

4.6借调案卷,档案员应及时催还。

4.7查阅案卷,阅卷人只能在指定的地点查阅,并可对案卷内的文书材料摘抄或复制。对摘抄、复制的材料,要进行审核、签章,摘抄、复制内容与原件不符的,应拒绝签章。

4.8档案管理应严格执行案卷外借规定,既要合理利用档案,也要严格遵守保密制度,不得违反规定提供档案或扩大档案利用范围,不得向他人泄露档案内容。

 

5. 附则

5.1行政确认、行政裁决、行政征收、行政给付、行政裁决等案卷的立卷归档工作,可以参照执行。

5.2新的法律、法规、规章及其他规范性文件对本规定所列有规定的,依照新规定执行。

5.3 本规定自发布之日起施行。

 


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